מאת: נועם קום
המספר הרב של כלי הרכב הפועלים בארגונים הפך כבר מזמן למשאב כלכלי בעל עלות גבוהה לארגון, הנובע מערך הרכב ומעלויות התפעול. ניהול נכון של צי הרכב יכול לחסוך ממון רב לארגונים המחזיקים ציי רכב מכל גודל שהוא. כמו בתחומים אחרים בחיינו, גם כאן התגייסה הטכנולוגיה ויצרה כלים ניהוליים המיועדים לסייע לנהל את כלל הצרכים והמידע אודות כלי הרכב בצורה גמישה יעילה ומהירה.
המספר הרב של כלי הרכב הפועלים בארגונים הפך כבר מזמן למשאב כלכלי בעל עלות גבוהה לארגון, הנובע מערך הרכב ומעלויות התפעול. ניהול נכון של צי הרכב יכול לחסוך ממון רב לארגונים המחזיקים ציי רכב מכל גודל שהוא. כמו בתחומים אחרים בחיינו, גם כאן התגייסה הטכנולוגיה ויצרה כלים ניהוליים המיועדים לסייע לנהל את כלל הצרכים והמידע אודות כלי הרכב בצורה גמישה יעילה ומהירה.
יכולות מתקדמות לניהול ציי רכב
הצורך בתוכנות ניהול ציי רכב משך אליו חברות לא מעטות שפיתחו תוכנות ייעודיות לניהול ציי רכב. אחד מהדוגמאות הבולטות לכך היא תוכנת "אוטומטריקס" שנועדה לניהול ציי רכב שפותחה בחברת מטריקס העוסקת בתחום טכנולוגיות המידע. תוכנה זו מעניקה למשתמשים בה פתרונות מתקדמים המאפשרים שליטה ובקרה החל מרמת הרכב הבודד ועד למבט כולל על צי הרכב והנהגים. מבחן השטח הוכיח כי השימוש בתוכנת שליטה זו או אחרת מביא בעקבותיו לחיסכון כספי ניכר ולייעול משמעותי של הליכי העבודה. הדבר נובע מנוחות השימוש בתוכנות הניהול ומהאפשרות, המוכחת, לייעול העבודה, מה שכמובן משפיע על השורה התחתונה במאזן.
מערכת ניהול ציי הרכב שפותחה על ידי חברת מטריקס נבנתה כמענה לצרכי הארגון עצמו שצי הרכב שלו מונה למעלה מ-1,800 כלי רכב. עם זאת התוכנה מתאימה גם לדרישות ולצרכים של גופים המחזיקים ציי רכב קטנים יותר.
התוכנה המדוברת כוללת יכולות מתקדמות לניהול צי הרכב הארגוני, ומאפשרת למנהל התייחסות הן לממד הפיזי והן ברמה האנושית קרי הנהג או העובד. המערכת מנהלת מעקב ובקרה אחר כל הרכיבים הכספיים של הרכב, החל מחשבונית השכירות מחברת הליסינג התפעולי, המשך בניהול תאונות ועד להחלפת המגב ברכב.
מודול ניהול הנהג מאפשר למנהל התחבורה או קצין הבטיחות בארגון לבצע מעקב אחר כל כלי הרכב שהיו אצל אותו הנהג בכל זמן עבודתו בחברה, וכן מעקב אחר עבירות התנועה, והתאונות בהם היה מעורב.
בנוסף לכך, המערכת מאפשרת תפעול ושליטה מרחוק באמצעות מוקד שירות ישיר לנהגים, מערך הזמנות ממוסכים וספקי שירותים, קליטת חשבוניות ספקים ומוסכים כולל התאמה מול ההזמנה המקורית ותשלומם במערכת, קליטת ממשקים וביצוע פקודות יומן אוטומטיות אל מול חברות הדלק, ניהול ובקרה על חשבוניות ליסינג תפעולי, ניהול מערך נסיעות בכביש 6, מערכת ניהול תאונות הכוללת בקרה תפעולית וכספית.
מערך דוחות בקרה וסטטיסטיקה הנמצא כמודול נוסף מאפשר למנהל לבצע חיתוכים ולקבל התראות על דגמי רכב בעייתיים, נהגים סוררים.
בנוסף לכך, קיים במערכת מודול ניהול מוקד שירות ייחודי, המאפשר באופן מבוקר לשלוט בכל הנעשה בנושאי הרכב והנהגים מזמן הדיווח על תקלה ועד ביצוע התיקון וסיום הטיפול.
קבלת מידע ועדכון באמצעות טלפון סלולרי
אחד מהבעיות העיקריות בניהול ציי כלי רכב היא הצורך בניהול און ליין. תוכנת "אוטומטריקס" משתמשת בטלפונים ניידים להעברת מידע באמצעות ה-SMS ומחשבי כף יד. למערכת מודול גישה מרחוק למערכת באמצעות מסופונים או טלפונים סלולריים. המודול הסלולרי החדש מאפשר למנהל צי הרכב לגשת לנתונים הן לגבי כלי רכב והן לגבי נהגים בודדים ולעדכן נתונים, ישירות מן השטח, ללא צורך להגיע למשרד על מנת לצפות בנתונים או לעדכן נתונים.
התוכנה עובדת בסביבת האינטרנט והאינטראנט ובכך מאפשרת התקשרות לנתונים מכל מחשב ובכל מקום או במספר סניפים ואפילו מהבית וללא עלויות נוספות.
היעילות המרבית שלח תוכנות הניהול מושגת באם הן אכן עובדות בסביבת מערכת ERP-ENTERPISE RESOURCE PIANNINGשיטה הפועלת מתוך תפיסה של איחוד פעילויות פיננסיות, לוגיסטיות, וניהול משאבי אנוש בארגון. היתרון הגלום בכך הוא שהיא מונעת כפילויות בעבודה כדוגמת הזנת נתוני עובדים והקלדת חשבוניות אשר מבוצעות על ידי הנהלת חשבונות ובתוך כך נקלטות במערכת בה משתמשים במחלקות השונות.
הגמישות הרבה בהפעלת התוכנה בא לידי ביטוי באמצעות המידע המגוון שאפשר להפיק מהתוכנה. בין השאר אפשר לקבל בלחיצת כפתור דוחות בחיתוכים המבוססים הן על כרטיסי רכב והן על נהגים. מדוחות אלו אפשר לקבל תמונת מצב מלאה לגבי כלי הרכב, מצבו או התנהגות הנהג. זאת ועוד, הגמישות בתפעול באה לידי ביטוי גם בקישור לתוכנות אופיס (וורד/אקסל) מכל מצב מה שמאפשר תפעול קל ונוח ויעיל וניתן גם לקלוט ממשקים מכל גורם ולהתעדכן. המערכת בנויה על לינקים ולכן ניתן לנווט בתוכה ולחזור למצב הקודם. כך למשל ניתן לעבור בצורה מיידת מכרטיס רכב לכרטיס הנהג ובחזרה ללא צורך ביציאה מכרטיס אחד למשנהו.
ניהול מוקד ממוחשב לצי רכב החברה
אפשרות אחרת היא ניהול מוקד. דבר המאפשר מערך בקרה משוכלל וזירוז וטיפול בקריאות הפתוחות. באופן זה, כל מחזיקי הרכב פונים למוקד אחד הקיים בחברה המוקד מטפל בכל הפניות לתקלות מול הספקים ונותני השירות וחוסך מהעובד כל התעסקות עם רכבו. וחשוב מכל מייעל ומשפר את רמת השירות הניתנת למחזיקי רכב החברה.
